ФАКСИМІЛЕ: підписуємо документи правильно

Керівники підприємств з великим документооборотом та інші працівники, яким відповідно до посадових обов’язків доводиться постійно підписувати певні документи,  часто скаржаться на те, що підписання документів відбирає у них велику кількість часу і вони не встигають ефективно та своєчасно виконувати іншу роботи. При цьому, такими документами можуть бути як договори, так і звичайні привітальні листівки. А тому, цілком природньо, що з метою оптимізації своїх бізнес-процесів підприємства постійно шукають шляхи прискорення процесу підписання документів. У якості одного із таких шляхів підписання документів, виробленого практикою та застосовуваного підприємствами, є використання факсиміле.

Що таке факсиміле

Нажаль, визначення чи будь-яке тлумачення терміну «факсиміле» на рівні законодавства відсутнє. За таких умов цей терміни слід застосовувати у його загальновживаному значенні.

Так, у словнику іншомовних слів вказується, що «факсиміле» (фр., від лат., зроби подібне) означає:

  1. Точне відтворення будь-якого графічного оригіналу (кресленика, рукопису, малюнка, документа, підпису тощо) фотографічним способом, печаткою чи іншою репродукцією; копія.
  2. Кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис.
  3. Точно відтворений, у точному відтворенні.

У Словнику-довіднику правових, політологічних, соціологічних та економічних термінів (Укладачі: І.П.Байрак, В.К.Збарський, О.В.Грабовський, В.І.Курило, Л.І.Курило. – К.: Міленіум, 2008) зазначено, що «факсиміле» (фр. fac-simile, від лат. fac simile — зроби подібне) розглядається як а) точне відтворення будь-якого графічного оригіналу фотографічним способом або печаткою та б) кліше-печатка для відтворення власноручного підпису.

Отже, коли у повсякденному житті кажуть про підписання документі за допомогою факсиміле, то мають на увазі той випадок, коли особа, яка має підписати документ чи/або від імені якої підписується документ, не наносить свій підпис на документ власноручно шляхом рукопису, а відбувається відтворення підпису такої особи за допомогою певних засобів копіювання (механічних (кліше) або інших). При цьому, відтворений підпис має бути аналогом власноручного підпису тієї особи, підпис якої повинен міститись на відповідному документі.

Проте, одного лише загальновживаного розуміння значення терміну «факсиміле» не достатньо для правильного його застосування, а тому спробуємо розібратися з правилами застосування факсиміле, що існують у законодавстві.

 

Факсиміле у цивільно-правових відносинах

Насправді, у цивільно-правовому законодавстві використовується термін не «факсиміле», а «факсимільне відтворення підпису». Так, у ч. 3 ст. 207 ЦКУ передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Однак, враховуючи наведене вище значення терміну «факсиміле», вважаємо, що терміни «факсиміле» та «факсимільне відтворення підпису» є аналогічними за своїм змістом. А тому, у подальшому по тексту цієї статі будуть використовуватись обидва ці терміни як синоніми.

Отже, відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ при вчиненні письмових правочинів допускається використання факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання:

  • у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства,
  • або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Оскільки договори згідно з ч. 2 ст. 202 ЦКУ також віднесено до правочинів, то зазначена вище можливість використання факсиміле поширюється також і на усі договори, що можуть укладатися у господарській діяльності.

Таким чином, якщо у певному законі чи іншому акті цивільного законодавства передбачено випадок, коли допускається використання факсиміле, сторони правочину можуть без будь-яких додаткових погоджень між собою використовувати факсимільне відтворення підпису.

Наприклад, 01.01.2015р. для України набрала чинність Будапештська конвенція про договір перевезення вантажів внутрішніми водними шляхами (КПВВ), статтею 11 якої передбачено, що підпис на оригіналі транспортного документу може бути проставлений, у тому числі, у вигляді факсимільної печатки. Отже, сторони договору перевезення вантажів внутрішніми водними шляхами можуть використовувати факсиміле для підписання транспортних документів без укладання відповідної письмової угоди щодо використання факсиміле.

Якщо ж у законодавстві для відповідних правовідносин не передбачені випадки застосування факсиміле, сторони правочину можуть домовитись про можливість застосування між ними факсиміле. Однак, при цьому їх письмове погодження має містити зразки відповідних аналогів їх власноручних підписів.

Варто відмітити, що угода між сторонами про застосування факсиміле обов’язково має бути у письмовій формі, інакше використання факсиміле буде вважатися неправомірним. Вимоги до письмової форми такої угоди повністю аналогічні тим, що ставляться до письмової форми будь-якого правочину. Це означає, зокрема, що така угода може:

  • міститись у тексті основного договору між сторонами;
  • бути оформленою у вигляді окремої угоди;
  • бути зафіксованою в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.

Угода сторін про використання факсиміле може бути, зокрема, наступною:

«На підставі ст. 6, ч. 3 ст. 207 та ст. 627 Цивільного кодексу України Сторони домовились про те, що при укладанні додаткових угод до Договору та при вчиненні інших правочинів між Сторонами може використовуватись факсимільне відтворення підпису/факсиміле  відповідних уповноважених осіб Сторін, а саме:

  Сторона 1 Сторона 2
Посада уповноваженої особи Генеральний директор Директор
Прізвище, ім’я, по-батькові уповноваженої особи І.В.Пилипчук А.М.Остапенко
Зразок аналога власноручного підпису уповноваженої особи [підпис] [підпис]

Сторони визнають, що документи, підписанні шляхом факсимільного відтворення підпису, мають таку ж юридичну силу що й документи, підписі  уповноваженими особами Сторін власноручно.»

Використання факсиміле без письмової угоди

Використання факсиміле для підписання договору за умови відсутності відповідної письмової угоди про застосування факсиміле означає недодержання/порушенням вимог щодо письмової форми правочину.

Однак, за загальним правилом, передбаченим ч. 1 ст. 218 ЦКУ, порушення вимог закону щодо укладення правочину в письмовій формі є підставою для визнання його недійсним лише в разі, коли це прямо передбачено законом, зокрема статтями 547, 719, 981, 1055, 1059, 1107, 1118 ЦК тощо. Іншими словами, саме по собі використання факсиміле при укладанні договорів без наявності відповідної письмової угоди не може однозначно свідчити про те, що договір має бути визнано недійсним.

Хоча, укладений таким чином договір однозначно призведе до ризику можливого заперечення однією із сторін факту укладання договору взагалі. У підтвердження зазначеного, у судовій практиці можна знайти рішення, згідно з якими суди відмовляють у задоволені позовів про стягнення грошових сум на підставі договорів, що підписані за допомогою факсиміле, оскільки вважають, що такі договори взагалі не є укладеними. Так, наприклад, у постанові ВГСУ від 04.02.2013р. по справі № 1/126/2011 зазначено, що «Відтак, щоб договір вважався укладеним, необхідно досягнення сторонами згоди щодо усіх його істотних умов як у встановленому законом порядку, так і в установленій законом формі. Недотримання сторонами встановлених законом порядку та форми досягнення згоди щодо усіх його істотних умов дає підстави для висновку про неукладенність договору. Таким чином, як вірно зазначено судами, в спірному договорі сторонами не було узгоджено застосування відповідачем факсиміле при його підписанні, відтак даний договір неможливо вважати укладеним.»

Крім того, використання факсиміле без письмової угоди може призвести до ризику вчинення спроби визнання договору недійсним. Хоча, із аналізу судової практики останніх років слідує, що, як правило, лише суди перших інстанцій на підставі факту підписання договору за допомогою факсиміле без наявної письмової угоди про застосування факсиміле можуть визнавати договори недійсними.

ВГСУ ж при розгляді такої категорії спорів звертає увагу на необхідність дослідження реальності та дійсності фактів, на те, які документи мають підтверджувати аналізовані документи, та на те, чи мало місце виконання договорів. Так, наприклад, у постанові ВГСУ від 08.10.2013р. по справі № 910/4825/13, де розглядався позов про визнання недійсною угоди про розв’язання спорів третейським судом у зв’язку із її підписанням шляхом факсимільного відтворення підпису, зазначено: «… враховуючи встановлення судами попередніх інстанцій фактів регламентації використання факсимільного підпису директора товариства відповідача на господарських договорах, що ним укладаються, відсутність посилань як позивача, так і відповідача на незаконне використання факсиміле під час укладення договору та/або вчинення даного правочину з перевищенням відповідачем повноважень, а також вчинення сторонами конклюдентних дій на виконання договору, колегія суддів погоджується з висновками судів попередніх інстанцій щодо безпідставності заявлених позивачем вимог.»

Тобто, ВГСУ вважає, що хоча закон визначає необхідність наявності письмової угоди про використання факсиміле, проте, сам лише факт відсутності такої угоди не може бути підставою для визнання договору недійсним. Потрібно досліджувати інші обставини, за яких використовувалось факсиміле, та чи були сторонами вчинені дії щодо виконання договору.

Факсиміле на первинних документах

Основним нормативно-правовим актом, що здійснює правове регулювання питань щодо оформлення первинних документів, є Закон про бухгалтерський облік.

З приводу оформлення первинних документів у ст. 9 цього Закону зазначено, що первинні документи повинні мати, зокрема, такий обов’язковий реквізит як «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Положення № 88 дублює зазначену вище вимогу про необхідність наявності такого реквізиту на первинних документах (п. 2.4.). Разом з цим, у Положенні № 88 додатково передбачається, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Отже, можна зробити висновок, що використання факсиміле при оформленні первинних документів у цілому допускається, але лише за умови існування відповідного порядку, встановленого законом чи іншими актами цивільного законодавства.

Будь-який порядок, який би прямо передбачав можливість використання факсиміле при оформлені первинних документів, станом на сьогоднішній день не встановлений. А тому, напрошується висновок про неможливість застосування факсиміле при оформленні первинних документів, який можна почути також від ряду незалежних спеціалістів та від податкових органів.

Хоча, певні обставини, все ж таки, дають підстави для роздумів з цього приводу. Так, як вже було зазначено вище, первинні документи повинні містити або «особистий підпис», або «інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції». Як мінімум, можна зробити висновок про те, що «особистий підпис» на первинному документі не є єдиним можливим та належними способом його оформлення. Навіть за відсутності «особистого підпису», але за наявності «інших даних», первинний документ має вважатися належним чином оформленим. До таких інших даних, може бути віднесено, зокрема, факсимільне відтворення підпису, яке разом із зазначеними поряд прізвищем, ім’ям та по-батькові дасть змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Підтвердженням вказаного може бути наступна судова практика. Так, суди першої та апеляційної інстанції у своїх рішеннях відповідно від 05.12.2013р. та від 18.02.2014 р., розглядаючи справу № 910/124/2013, зазначили, що первинні документи можуть містити не лише особистий підпис особи, але й інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу. І далі суди зазначили, що оскільки в акті здачі прийняття робіт зазначено посаду особи, яка його підписала (поставила факсимільний підпис) та прізвище директора, наявний оригінал відтиску печатки товариства, зазначені зміст та обсяг господарської операції, а також міститься посилання на договір укладений саме учасниками господарської операції, то суд дійшов до висновку, що зазначений акт відповідає вимогам ст. 9 Закону України  «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», оскільки зазначені в ньому дані дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. ВГСУ, переглядаючи зазначені рішення судів першої та апеляційної інстанції, залишив їх без змін.

Таким чином, ми бачимо, що у розглянутій вище судовій справі наявність у первинному документі даних, що дають змогу ідентифікувати особу, виявилась основним аргументом для визнання правомірності використання факсиміле. При цьому, необхідність наявності письмової згоди між сторонами про використання факсиміле на первинних документах навіть не розглядалась.

Разом з тим, аналіз іншої судової практики показує, що існують випадки, коли суди хоча й не виключають можливість використання факсиміле при оформленні первинних документів, але ставлять таку можливість у залежність від наявності письмової згоди сторін на використання факсиміле із зразками власноручних підписів відповідних осіб. Так, ВГСУ у постанові від 31.01.2013р., прийняті по справі № 6/5009/7748/11, зазначив, що оскільки «… між сторонами у справі не узгоджено використання факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, суди обґрунтовано, з урахуванням пояснень представника відповідача, висновку експертизи, прийшли до висновку, що акт № ОУ – 145 від 01.12.2008 року не може бути доказом надання послуг …».

Отже, підсумовуючи вказане вище, можна зазначити, що використання факсиміле при оформленні первинних документів є можливим. Але, зважаючи на недосконалість чинного законодавства та неоднозначність судової практики, а також з метою уникнення ризиків заперечення належності оформлення первинних документів і ризиків невизнання судами первинних документів як доказів, краще узгодити з іншою стороною договірних відносин можливість використання факсиміле письмово.

 

Факсиміле під забороною

Незважаючи на вказане вище, слід враховувати, що чинне законодавство України містить норми, які або прямо забороняються використання факсиміле при оформлені певних документів, або передбачають можливість лише власноручного підписання документів (чим, фактично, виключають можливість використання факсиміле).

Так, станом на сьогоднішній день такі «заборони» щодо використання факсиміле передбачені, зокрема, при оформленні:

  • розрахункових документів при безготівкових розрахунках (платіжне доручення, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек та ін.) – на підставі п. 2.8, п. 7.6 Інструкції № 22;
  • касових документів в банках (заява на переказ готівки, прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, грошовий чек, рахунки на сплату платежів та ін.) – на підставі Додатку № 16 до Інструкції № 174;
  • копій документів, що подаються резидентом до банків при здійсненні валютного контролю за експортними та імпортними документами – на підставі п. 1.11 Інструкції № 136;

Крім того, під певною «забороною» є й векселі. Так, ст. 5 Закону про векселі визначено, що вексель має підписуватись власноручно від імені юридичних осіб – власноручно керівником та головним бухгалтером (якщо така посада передбачена штатним розписом юридичної особи), а від імені фізичних осіб – власноручно зазначеною фізичною особою або уповноваженою нею особою. Отже, підпис векселедавця не може бути відтворений шляхом використання факсиміле.

Разом з тим, ВСУ в ухвалі від 08.06.2011 р. по справі № 6-5772св09 роз’яснив, що оскільки ст. 5 Закону про векселі регламентує порядок складання векселів, а особою, що складає векселі, є емітент (векселедавець), то й передбачена ст. 5 цього Закону можливість підписання векселів лише власноручно поширюються тільки на векселедавця, та не поширюється на підпис індосанта. Далі суд зазначив, що оскільки підпис особи, на користь якої повинен бути здійснений платіж за векселем, не є обов’язковим реквізитом простого векселя, використання факсиміле керівника цієї особи, замість його особистого підпису, за наявності всіх обов’язкових реквізитів, установлених законом, не є підставою для визнання простого векселя недійсним або неналежно оформленим.

Отже, передбачена ст. 5 Закону про векселі заборона на використання факсиміле поширюється лише на емітента (векселедавця) векселя.

Не виключено, що у законодавстві можна знайти й інші заборони щодо використання факсиміле, але основні заборони, з нашої точки зору, у цій статті зазначені.

Податкова звітність

Пунктом 48.5 ст. 48 ПКУ визначено, що достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі електронного цифрового підпису платника податку. Отже, при оформленні податкової звітності не може бути використане факсимільне відтворення підпису.

Фінансова звітність

Вимоги до оформлення фінансової звітності визначені Законом про бухгалтерський облік. Відповідно до ст. 11 цього Закону фінансову звітність підписують керівник та бухгалтер підприємства. Отже, вказаний Закон не передбачає можливості використання факсиміле при оформленні фінансової звітності.

Ділова переписка

Використання факсиміле у діловій кореспонденції є цілком можливим. Наприклад, без будь-яких негативних наслідків можна використовувати факсиміле у привітаннях, запрошеннях, відповідях на листи тощо. Виняток, можуть становити випадки, коли обмін листам передбачає узгодження договірних умов. Так, відповідно до законодавства договір може бути укладений не тільки у формі єдиного документа, але і шляхом обміну листами, телеграмами тощо. У цьому випадку факсиміле слід застосовувати з урахуванням положень ст. 207 ЦКУ, про які було зазначено вище у цій статті.

Позовні заяви

Не можуть бути підписані з використанням факсиміле позовні заяви, зокрема, у господарському процесі, оскільки це означає, що вони не підписані особою, яка має право її підписувати. Про це зазначено у постанові Пленуму ВГСУ від 26 грудня 2011 року № 18 «Про деякі питання практики застосування Господарського процесуального кодексу України судами першої інстанції».

Наказ про використання факсиміле

Чинне законодавство не передбачає необхідності складання наказу по підприємству про порядок використання та зберігання факсиміле. Однак, на практиці наявність такого наказу може бути корисною, зокрема, хоча б тому, що, як показує судова практика (див. вище витяг із постанови ВГСУ від 08.10.2013р. по справі № 910/4825/13), суди також враховують наявність таких наказів при вирішенні питань про правомірність підписання документів за допомогою факсиміле.

Отже, у випадку виникнення необхідності використання факсиміле можна рекомендувати видати наказ, яким передбачити: посадових осіб, які мають право підписувати документи за допомогою факсиміле; перелік документів, що можуть бути підписані посадовими особами за допомогою факсиміле; способи зберігання та доступу до факсиміле; осіб, відповідальних за факсиміле; зразки відповідних аналогів власноручних підписів посадових осіб.

При цьому, варто зауважити, що не можна зазначати у такому наказі про те, що відтворювати підпис, наприклад, директора, за допомогою факсиміле може не сам директор, а, наприклад, секретар. Справа у тому, що на практиці зустрічаються випадки, коли у наказі передбачають можливість використання факсиміле з підписом однієї особи іншою особою у випадках, коли особа, підпис якої необхідно відтворити, відсутня (наприклад, у зв’язку із хворобою чи відрядженням). Регламентація такої можливості є неправомірною, оскільки передбачена законодавством можливість відтворення підпису за допомогою факсиміле не відкидає необхідності доведення наявності волі та здійснення волевиявлення на підписання документу саме тією особою, яка уповноважена на підписання, та підпис якої відтворюється за допомогою факсиміле. Особливо це стосується договорів та первинних документів. Якщо ж знехтувати такою рекомендацією та прямо передбачити у наказі можливість використання факсиміле іншими особами, це може призвести до того, що буде поставлено під сумнів факт того, що особа, підпис якої відтворено за допомогою факсиміле, дійсно мала намір на підписання документу, та, як наслідок, поставиться під сумнів дійсність такого документу. Звичайно, не виключається ситуація, коли функцію механічного нанесення факсиміле на документі буде виконувати інша особа, але про таку техніку нанесення факсиміле точно не варто згадувати у наказі. Наказ та інші документи по підприємству мають бути оформлені таким чином, щоб ніщо не могло поставити під сумнів наявність волевиявлення відповідної особи на підписання документу.

 

Висновки

Враховуючи вказане вище, можна зазначити, що факсимільне відтворення підпису може використовуватись у тому випадку, коли відповідний нормативно-правовий акт не встановлює прямої заборони на використання факсиміле при оформлені певних документів, або не встановлює можливості лише власноручного підписання документів. При цьому, з метою уникнення ризиків заперечення належності оформлення документів і ризиків невизнання судами документів як доказів, краще узгодити письмово із контрагентом можливість використання факсиміле. А для цілей регламентації загальної процедури використання факсиміле на підприємстві варто оформити відповідний наказ, яким би регламентувались правила використання факсиміле.

 

 

 

Правовий глосарій:

  1. ЦКУ – Цивільний кодекс України.
  2. ПКУ – Податковий кодекс України.
  3. Будапештська конвенція про договір перевезення вантажів внутрішніми водними шляхами (КПВВ).
  4. Закон про бухгалтерський облік – Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.
  5. Закон про векселі – Закон України «Про обіг векселів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2374-III.
  6. Інструкція № 22 – Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 р. № 22, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 29.03.2004 р. за № 377/8976.
  7. Інструкція № 174 – Інструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена Постановою Правління Національного банку України 01.06.2011 № 174, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 25.06.2011 за № 790/19528;
  8. Інструкція № 136 – Інструкція про порядок здійснення контролю за експортними, імпортними операціями, затверджена постановою Правління Національного банку України від 24.03.1999 р. № 136, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 28.05. 1999 р. за № 338/3631.

 

Сергій ЄФІМОВ
адвокат, податковий консультант
АФ «ЄФІМОВ ТА ПАРТНЕРИ»
Дата написання: 18.05.2015р.

 

5463 9

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *